파워포인트 블루스 첫번째 이야기
파워포인트를 애용하는 우리나라 직장인들의 현실

스티브잡스의 프리젠테이션


[사진 1] iPod touch를 소개하는 Steve Jobs (2007.9.5 Apple의 Media Event)

지난 9월 5일, 애플(Apple)은 언론사 관계자들을 초청해 미디어 이벤트(Media Event)를 열고 이 자리에서 새로운 iPod 4종류를 발표했다. 그리고 언제나 그렇듯이 스티브 잡스(Steve Jobs : Apple의 CEO)가 멋진 프리젠테이션을 선보였다.
지난 10여 년 동안 승승장구하는 애플의 제품뿐만 아니라 잡스의 프리젠테이션도 화제거리가 되기에 충분했다. 프리젠테이션 전문가들에게도 애플의 이벤트는 항상 벤치마킹의 대상이 되고 있다. 이와 관련된 책도 여러 권 출판되었으며, 잡스와 같은 형식으로 신제품 발표회를 진행하려는 회사들도 종종 있다.

잡스의 프리젠테이션이 성공적인 이유는 의도한 정보를 청중의 머리에 명확하게 전달하기 때문이다. 이날도 잡스는 4개의 제품을 발표했고 각 제품의 기능과 특징은 복잡했지만 프리젠테이션이 끝난 후 청중들은 그 4개 제품의 특징과 차이점에 대해 명확하게 인식할 수 있었다.

잡스는 항상 입체적인 방법으로 정보를 전달한다. 단순한 슬라이드와 잡스의 설명, 그리고 제품의 주요특징에 대한 시연으로 이루어져 있다. 한두 개의 그림만으로 구성된 단순한 슬라이드를 보면서도 청중들은 잡스의 의도를 명확하게 파악할 수 있다.

2005 년 'One more thing Event' 에서 잡스는 Apple Remote라는 제품을 발표하면서 [사진 2]와 같은 비교 슬라이드를 청중들에게 보여주었다. 애플의 제품이 경쟁사에 비해 작고, 단순해 사용하기 쉽다는 것을 설명하는 슬라이드였다. 애플의 제품이 6개의 버튼만 가지고도 40개 이상의 버튼을 가진 경쟁사 제품의 기능을 똑같이 충실히 수행한다는 경쟁사를 꼬집는 잡스의 멘트도 빠지지 않았다. 가장 쉽고 단순하게 의미를 청중에게 전달한다는 의도를 백퍼센트 살린 멋진 슬라이드와 설명이었다.


[사진 2] One more thing Event에서 Apple Remote를 설명하는 스티브 잡스


이러한 점 때문에 잡스의 프리젠테이션은 소비자들에게는 구매욕을, 프리젠테이션 전문가들에게는 찬탄을 불러일으킨다. 물론 경쟁사들을 자극하기도 한다. 참고로 스티브 잡스는 경쟁사에 대한 풍자나 격하발언에 언제나 인색하지 않았다.

스티브 잡스의 프리젠테이션을 보고 나서 '나도 다음엔 저런 식으로 해야겠다'고 생각하는 사람들이 적지 않으리라 생각된다. 파워포인트나 여타 비슷한 소프트웨어와 여러 해 동안 동고동락 한 전문가 수준의 기획자라면 더욱 그럴 것이다.

우리의 프리젠테이션

그러나 분명 우리의 현실은 잡스와는 차이가 있다. 내가 작성하는 기획 문서는 잡스가 가지고 나온 슬라이드와 같이 단순하게 구성되어 있지 않다. 그 이유는 작성된 기획서가 무대에서 관계자들에게 발표되기에 앞서 유관부서 담당자들과 상사들로 하여금 검토를 받게 되기 때문이다. 우리는 하는 수 없이 잡스가 무대에서 했던 목소리를 글자로 바꾸어 슬라이드에 집어 넣을 수 밖에 없다. 그러다 보면 결국 글자수가 늘어나고 폰트는 작아질 수 밖에 없다. 또한 여러 사람의 목소리를 모두 만족 시키려 하다 보니 내용은 점차 늘어나고 표는 복잡해지며 나중에는 본래 기획의도마저 묻혀버리게 된다.

게다가 검토하는 사람들은 대부분 기획서를 프린트해서 읽어보게 된다. 따라서 컬러로 구분된 그래프 등도 프린트 시에도 구분이 잘 되도록 처리를 해야 하고 배경화면도 프린트 시에 완전히 짙은 색으로 나오지 않게 꼼꼼하게 고려해야 한다. 복잡한 화면전환 효과 등도 그 때문에 제한적일 수 밖에 없다.

그러다 보니 항상 잡스의 프리젠테이션을 꿈꾸는 기획자라 할지라도 실제 문서작성은 아래와 같이 흰 바탕에 글자가 많고, 배포의 문제 때문에 다양한 폰트도 사용하지 못한 채 볼품없이 작성하게 된다. 거의 파워포인트를 워드프로세서같이 사용하는 격이다.


[그림 1] 우리의 현실 1 : 워드프로세서적인 슬라이드

현실이 이와 같음에도 불구하고 미적인 감각을 추구하는 이들도 적지 않다. 내용과 관계없는 클립아트를 예쁘다는 이유만으로 슬라이드에 남겨 놓기도 하고 프린트를 하면 거의 새카맣게 나올 정도의 배경화면을 사용하기도 한다. 대체적으로 이런 부류는 언제나 멋진 프리젠테이션 무대만을 꿈꾸는 사람들일 경우가 많다.
이들의 자료를 전체화면으로 놓고 보면 글 한줄한줄에 전환효과를 설정해 놓아 Enter키를 수도 없이 눌러야 한장이 겨우 지나갈 때도 있다.

자주 사용되지 않는 폰트를 사용한 경우에는 더욱 짜증스럽다. 문서를 여는 순간 슬라이드와 도형의 테두리 바깥으로 흘러 넘치는 글을 목격하게 된다.


[그림 2] 우리의 현실 2 : 프리젠테이션만을 염두한 슬라이드

배포와 프린트, 프리젠테이션을 모두 소화해 내기 위한 해결책이 없는 것은 아니다. 문서를 프린트/배포용과 프리젠테이션용으로 각각 작성하는 것이다. 거기에 많은 내용을 일일이 읽을 수 없는 임원진과 CEO를 위해 별도의 요약본까지 만드는 것이다. 그러나 그럴만한 충분한 시간이 우리에게 주워지지 않는 것이 문제다.

우리의 현실은 명확하다. 스티브 잡스의 프리젠테이션이나 참고서적에서 제시하는 멋진 기법들은 거의 그림의 떡일 뿐이다. 우리는 스티브잡스보다 몇 배나 더 어려운 현실에 놓여서 제대로 된 기획문서와 슬라이드를 만들도록 강요 받고 있다.

더욱 암담한 것은 미적인 것을 추구하는 파워포인트 문서나 워드프로세서적인 파워포인트 문서 모두 정작 하고 싶었던 얘기를 명료하게 전달하지 못한 채, 보고서를 읽어본 사람이나 프리젠테이션을 보고 들었던 사람들이 작성자의 의도를 깨닫지 못하거나 오해한다는 것이다. 실제로 프리젠테이션에 참석했거나 보고서를 읽은 사람들이 가장 흔하게 하는 말들이 대개 “그런데 결론이 뭐였지?”와 같은 말이다.

새로운 가이드라인

앞뒤의 내용이 맞지 않고 논리정연 하지 않으며, 깨알 같은 글자로 채워진, 총 천연색 슬라이드는 헐리우드의 B급 블록버스터 영화를 보고 난 후의 느낌과 같다. 영화를 보고 난 후 관객의 머리 속에 남는 것은 거의 없다. 영화 중간 즈음에는 이미 포기하고 나가버리거나 잠을 자는 관객도 있다.

우리가 파워포인트를 이용해 기획문서를 만들고 그것으로 프리젠테이션을 진행하는 것도 영화를 만드는 제작자의 마음과 다르지 않다. 먼저 좋은 시나리오와 연출력을 갖춰야 한다. 내용의 논리적인 구성에 1차적으로 가장 많은 주의를 기울여야 한다. 그것이 배우들의 캐스팅(슬라이드의 모양새)이나 특수효과(화면전환 효과)보다 더 중요하다.

그 다음은 다목적 파워포인트를 구성하는 것이 목표이며, 요건은 다음과 같다.
? 배포와 프린트 시 문서의 가독성에 문제가 없어야 한다
? 프리젠테이션에 사용할 수 있을 만큼 시각성이 있어야 한다
? 별도의 설명 없이 읽는 것만으로도 작성자의 의도를 파악할 수 있어야 한다

위의 새로운 가이드 라인에 동의하시나요? 하나의 문서로 프리젠테이션과 보고서를 동시에 소화해 내는 것은 두 마리의 토끼를 쫓는 것과 같지만 전혀 불가능하지는 않다. 저 요건에 가장 가까운 파워포인트 문서는 아마도 엑센추어나 IBM 등과 같은 글로벌 컨설팅기업들에서 작성하는 문서들이 아닐까 생각된다.

앞으로 여러 회에 걸쳐서 프리젠테이션의 외적인 기법보다는 내적인 내용의 구성에 초점을 맞추어 예제를 통해 기획문서를 완성해 보도록 하겠다. 다음 호는 안철수연구소 ‘월간 安 10월호’에 계속됩니다.@

[저자] 김용석 CJ시스템즈 정보기술연구소소장(demitrio@cj.net)
* 저자는 현재 CJ시스템즈 정보기술연구소장으로 재직 중이며 CJ그룹과 계열사 대상의 IT컨설팅 업무를 수년째 담당하고 있고 Sonar & Radar 라는 블로그를 운영 중이다.

[안철수연구소 2007-09-12]